Chính sách bảo mật

1. Người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu

ByPast (bypast.tech) được vận hành bởi cá nhân Vũ Mạnh Quyền, tại Việt Nam, là bên quyết định mục đích và cách xử lý dữ liệu cá nhân mô tả trong chính sách này.

Mọi yêu cầu, câu hỏi hay khiếu nại về dữ liệu cá nhân, xin gửi về admin@bypast.tech.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập những gì cần để lá thư đến được đúng người, đúng ngày:

• Tài khoản: địa chỉ email và mật khẩu (được băm, không ai đọc được). Nếu bạn đăng nhập bằng Google, chúng tôi nhận thêm tên hiển thị mà Google cung cấp.
• Lá thư: tiêu đề, nội dung, email người nhận và ngày bạn hẹn gửi.
• Thư giấy: họ tên, số điện thoại và địa chỉ người nhận; dịp và mẫu tem bạn chọn; yêu cầu về quà (kể cả thông tin dị ứng nếu bạn ghi); và những tấm ảnh bạn tải lên để in kèm.
• Thanh toán: mã đơn hàng, số tiền và dữ liệu giao dịch mà đơn vị đối soát thanh toán gửi về khi chuyển khoản được ghi nhận. Chúng tôi không nhìn thấy và không lưu mật khẩu hay thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn.
• Hoàn tiền: khi huỷ một đơn đã thanh toán, bạn cho chúng tôi biết tên ngân hàng, số tài khoản và tên chủ tài khoản để nhận lại tiền. Thông tin này chỉ người vận hành xem được, chỉ dùng để chuyển khoản hoàn tiền, và tự động bị xoá ngay khi việc hoàn tiền được ghi nhận.
• Liên hệ: nội dung email bạn gửi cho chúng tôi.
• Kỹ thuật: nhật ký máy chủ (địa chỉ IP, thời điểm truy cập, loại trình duyệt) để vận hành và chống lạm dụng.

Nội dung một lá thư có thể chứa thông tin nhạy cảm — sức khoẻ, tôn giáo, đời sống riêng tư — vì đó là thứ bạn tự chọn viết ra. Chúng tôi không phân tích, không phân loại và không dùng nội dung thư cho bất kỳ mục đích nào ngoài việc gửi nó đi.

3. Dữ liệu của người nhận

Người nhận thư không đăng ký với ByPast; dữ liệu của họ (email, hoặc họ tên, số điện thoại, địa chỉ) do người viết cung cấp. Khi điền những thông tin này, người viết xác nhận mình có quyền cung cấp chúng cho mục đích gửi thư.

Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu người nhận để giao lá thư và liên hệ khi giao. Người nhận có thể yêu cầu xoá dữ liệu của mình bất cứ lúc nào qua admin@bypast.tech; nếu thư chưa được gửi, chúng tôi sẽ báo cho người viết rằng lá thư không thể giao.

4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

• Tạo và bảo vệ tài khoản của bạn.
• Lưu giữ lá thư và gửi đi đúng ngày.
• Viết tay, đóng gói, chọn quà và giao thư giấy; xác nhận lại địa chỉ trước ngày giao.
• Đối soát thanh toán và hoàn tiền.
• Gửi các email cần cho dịch vụ: lá thư, xác nhận đơn, nhắc xác nhận địa chỉ, thông báo sự cố.
• Trả lời khi bạn liên hệ, và thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật.

Chúng tôi không bán, không cho thuê và không trao đổi dữ liệu của bạn với bất kỳ ai, và không dùng dữ liệu để quảng cáo.

Email giới thiệu (tem mới, ưu đãi, gợi ý dịp viết thư) chỉ được gửi nếu bạn chủ động đồng ý nhận, và luôn có đường dẫn huỷ đăng ký trong mỗi email.

5. Ai có thể đọc thư của bạn

Về nguyên tắc: chỉ mình bạn, cho tới khi thư đến tay người nhận. Hệ thống kiểm soát truy cập ở cấp từng dòng dữ liệu, nên tài khoản khác không thể đọc thư của bạn.

Có hai ngoại lệ, và chúng tôi nói thẳng: người vận hành phải đọc nội dung thư giấy để chép tay lá thư đó, vì đó chính là dịch vụ bạn đặt; và chúng tôi có thể xem một lá thư khi cần xử lý sự cố gửi thư, khi có báo cáo vi phạm, hoặc khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo đúng quy định pháp luật.

Khi thư điện tử đã đến, email người nhận nhận được có kèm một đường dẫn riêng để họ lưu lá thư thành ảnh hoặc chia sẻ lên Story. Đường dẫn là một mã ngẫu nhiên không đoán được, chỉ nằm trong email đó và không được liên kết từ bất cứ đâu khác trên ByPast — kể cả trong tài khoản của người viết. Ai đang giữ email ấy (kể cả khi được chuyển tiếp) đều mở được trang này.

Lá thư chỉ rời ByPast dưới dạng ảnh, và chỉ khi người nhận tự chọn lưu hoặc đăng. Đó là quyết định của người nhận; ByPast không tự đăng hay chia sẻ thư của bạn ở bất cứ đâu.

6. Bên thứ ba xử lý dữ liệu

ByPast dùng một số dịch vụ bên ngoài. Mỗi bên chỉ nhận đúng phần dữ liệu cần cho việc của mình:

• Nhà cung cấp hạ tầng đám mây — lưu trữ dữ liệu, tài khoản, ảnh và vận hành website.
• Nhà cung cấp dịch vụ email — gửi thư điện tử của bạn và các email dịch vụ.
• Đơn vị đối soát thanh toán — đối chiếu chuyển khoản ngân hàng.
• Nhà cung cấp đăng nhập — chỉ khi bạn chọn đăng nhập bằng tài khoản bên ngoài.
• Đơn vị chuyển phát — chỉ với thư giấy, và chỉ họ tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận.
• Cửa hàng bán quà — không nhận dữ liệu cá nhân nào; quà được mua về và đóng gói cùng lá thư bởi chính chúng tôi.

Một số nhà cung cấp hạ tầng, email và đăng nhập đặt máy chủ ngoài Việt Nam (như Singapore, Hoa Kỳ). Vì vậy dữ liệu của bạn được chuyển ra nước ngoài để xử lý cho những mục đích nêu tại mục 4. Khi tạo tài khoản và gửi thư qua ByPast, bạn đồng ý với việc chuyển dữ liệu này. Chúng tôi chỉ chọn những nhà cung cấp có cam kết bảo mật và chỉ chuyển phần dữ liệu cần thiết. Bạn có thể yêu cầu danh sách cụ thể các nhà cung cấp qua admin@bypast.tech.

7. Chúng tôi giữ dữ liệu trong bao lâu

Thư được giữ cho tới ngày gửi, và lưu lại trong tài khoản của bạn sau đó để bạn đọc lại. Chúng tôi cam kết giữ ít nhất 5 năm kể từ ngày xác nhận.

Ảnh polaroid được xoá khỏi kho lưu trữ khi đơn hàng được đánh dấu đã giao, và chậm nhất 30 ngày sau khi thư được gửi đi — chúng tôi giữ ảnh trong khoảng đó để còn in lại nếu bưu kiện thất lạc. Ảnh tải lên nhưng không gắn vào đơn nào bị xoá sau 7 ngày.

Dữ liệu đơn hàng và thanh toán được giữ theo thời hạn mà pháp luật về kế toán, thuế yêu cầu. Nhật ký máy chủ được giữ trong thời gian ngắn, chỉ đủ để vận hành và xử lý sự cố.

Khi bạn xoá tài khoản, thư chưa gửi bị huỷ cùng tài khoản, và dữ liệu của bạn bị xoá, trừ phần pháp luật buộc chúng tôi giữ lại.

8. Quyền của bạn

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:

• Được biết dữ liệu nào của mình đang được xử lý, và vì sao.
• Xem, sửa, và nhận bản sao dữ liệu của mình.
• Rút lại sự đồng ý, hoặc yêu cầu hạn chế xử lý.
• Yêu cầu xoá dữ liệu và xoá tài khoản.
• Phản đối việc dùng dữ liệu cho email giới thiệu.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

Nhiều thứ bạn có thể tự làm ngay trong tài khoản: đọc, sửa, huỷ thư chưa gửi, sửa địa chỉ nhận. Với những yêu cầu còn lại, hãy gửi email tới admin@bypast.tech từ địa chỉ email của tài khoản. Chúng tôi xác nhận đã nhận trong vòng 72 giờ và thực hiện trong thời hạn pháp luật quy định.

Rút lại đồng ý hay xoá dữ liệu không ảnh hưởng tới những việc đã làm hợp pháp trước đó, nhưng có thể khiến chúng tôi không gửi được lá thư — ví dụ khi bạn xoá địa chỉ của một thư giấy chưa giao.

9. Bảo mật

Toàn bộ kết nối tới ByPast đều dùng HTTPS. Mật khẩu được băm, không bao giờ lưu dạng đọc được. Quyền truy cập dữ liệu được kiểm soát tới từng dòng. Ảnh nằm trong kho lưu trữ riêng tư và chỉ truy cập được qua đường dẫn ký hạn ngắn; trước khi tải lên, ảnh được xử lý lại ngay trên máy bạn để xoá dữ liệu kèm theo như vị trí chụp. Tài khoản quản trị được bảo vệ bằng xác thực hai lớp.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn qua email và cho cơ quan có thẩm quyền theo thời hạn pháp luật quy định.

Bạn chịu trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu và hộp thư email của mình — ai vào được hộp thư ấy cũng có thể đăng nhập ByPast.

10. Cookie

ByPast chỉ dùng cookie cần thiết: để giữ bạn đăng nhập và nhớ ngôn ngữ bạn chọn. Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo, không dùng công cụ phân tích hành vi và không gắn mã theo dõi của bên thứ ba.

Để biết mỗi ngày có bao nhiêu lượt xem trang và bao nhiêu người truy cập, máy chủ của chúng tôi tạo một mã ẩn danh một chiều từ địa chỉ IP và trình duyệt của bạn. Mã này chỉ dùng trong ngày, bị xoá khi sang ngày mới, và địa chỉ IP không được lưu lại; thứ còn lại chỉ là hai con số tổng của mỗi ngày.

11. Trẻ em

ByPast dành cho người từ 16 tuổi trở lên. Người dưới 16 tuổi chỉ được dùng ByPast khi có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ, và đơn thư giấy (có thanh toán) phải do người lớn đặt.

Nếu biết chúng tôi đang giữ dữ liệu của một trẻ em chưa có sự đồng ý đó, cha mẹ hoặc người giám hộ có thể báo cho chúng tôi qua admin@bypast.tech để xoá.

12. Khi người viết qua đời

Một lá thư đã được xác nhận sẽ được gửi đúng hẹn, kể cả khi người viết không còn — đó là điều người viết đã yêu cầu. Người thừa kế hợp pháp có thể đề nghị huỷ lá thư hoặc xoá dữ liệu bằng cách gửi giấy chứng tử và giấy tờ chứng minh quyền thừa kế tới chúng tôi.

13. Thay đổi chính sách

Khi chính sách này thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang. Nếu là thay đổi quan trọng về cách dữ liệu của bạn được dùng, chúng tôi sẽ báo qua email trước khi áp dụng.

Liên hệ: admin@bypast.tech.